Sistema d’enviament de documents de candidats per a equips de RRHH
La contractació ja no consisteix només a recopilar currículums. Els equips de RRHH sovint necessiten reunir diversos documents dels candidats: CVs, portafolis, certificats, documents d’identitat i formularis signats.
Quan aquests documents es recopilen per correu electrònic o carpetes compartides, el procés es torna ràpidament desordenat. Els fitxers queden dispersos entre bústies d’entrada, els permisos fan perdre temps i alguns documents importants poden passar desapercebuts.
Un sistema d’enviament de documents de candidats ajuda els equips de RRHH a recopilar-ho tot en un únic lloc segur i organitzat.
Per què els equips de RRHH tenen dificultats amb la recopilació de documents dels candidats
Quan el volum de contractacions augmenta, la recopilació manual de documents esdevé ineficient.
Els reptes més habituals inclouen:
- Currículums i documents perduts entre fils de correu electrònic
- Fitxers grans que no es poden enviar per correu electrònic
- Descàrrega manual i organització de carpetes
- Candidats que demanen accés a carpetes compartides
- Manca d’una estructura clara per a diferents rols o fases de contractació
Aquests problemes provoquen retards i afegeixen feina administrativa innecessària als equips de RRHH.
Què és un sistema d’enviament de documents de candidats?
Un sistema d’enviament de documents de candidats és una pàgina de pujada dedicada on els candidats poden enviar els documents requerits mitjançant un únic enllaç.
Amb la configuració adequada, els equips de RRHH poden:
- Compartir un únic enllaç de pujada per a cada rol o fase de contractació
- Rebre documents directament a Google Drive
- Mantenir privades les carpetes internes
- Acceptar diversos tipus de fitxers i càrregues grans
- Tancar els enviaments automàticament després de la data límit
Els candidats només pugen fitxers. Mai no poden veure altres enviaments ni l’emmagatzematge intern.
Com configurar un sistema d’enviament de documents de candidats
Crear una pàgina de pujada de documents
Comenceu creant una pàgina de pujada específica per als documents dels candidats.
Podeu:
- Afegir un títol clar com “Pugeu els documents de la vostra candidatura”
- Llistar els fitxers requerits (CV, portafoli, certificats, etc.)
- Seleccionar una carpeta de destinació a Google Drive
- Establir límits de mida dels fitxers o dates de caducitat
Un cop publicada, obtindreu un enllaç de pujada únic.
Opcional: Protegir la pàgina de pujada amb una contrasenya
Per a processos de contractació privats o recomanacions internes, activeu la protecció amb contrasenya.
Només els candidats amb la contrasenya podran pujar documents, mentre que el vostre Google Drive continuarà completament privat.
Compartir l’enllaç de pujada amb els candidats
Incloeu l’enllaç de pujada a:
- Ofertes de feina
- Invitacions per correu electrònic
- Pàgines de carreres professionals
- Plataformes de reclutament
Els candidats no necessiten crear un compte ni demanar accés a Drive. Només han d’obrir l’enllaç i pujar els seus documents.
Els candidats envien els documents fàcilment
Els candidats veuen una interfície de pujada neta i senzilla on poden:
- Pujar diversos documents alhora
- Enviar fitxers grans sense compressió
- Completar l’enviament des de qualsevol dispositiu
No poden veure els fitxers ni les carpetes d’altres candidats.
Els documents es desen directament a Google Drive
Tots els documents enviats es desen automàticament a la carpeta de Google Drive seleccionada, organitzats i preparats per a la revisió.
No cal descarregar fitxers manualment ni netejar la bústia d’entrada.
Quan els equips de RRHH es beneficien més d’aquest sistema
Contractació a gran escala
Recopileu candidatures sense saturar les bústies d’entrada.
Reclutament en diverses fases
Demaneu documents addicionals després de les entrevistes.
Contractació remota
Accepteu documents de candidats de qualsevol lloc del món.
Equips petits de RRHH
Configureu un flux de treball professional sense programari ATS complex.
Sistema d’enviament vs recopilació per correu electrònic
| Recopilació per correu | Sistema d’enviament |
|---|---|
| Bústia saturada | Emmagatzematge centralitzat |
| Classificació manual | Desament automàtic |
| Límits de mida | Compatible amb documents grans |
| Difícil d’escalar | Pàgines de pujada reutilitzables |
Per què els equips de RRHH utilitzen SendToDrive
SendToDrive està dissenyat per simplificar la recopilació de documents per als equips de RRHH:
- Pàgines només de pujada per a candidats
- Sense necessitat d’iniciar sessió
- Integració directa amb Google Drive
- Protecció amb contrasenya opcional
- Experiència de pujada neta i professional
Ajuda els equips de RRHH a centrar-se en l’avaluació dels candidats en lloc de gestionar fitxers.
Preguntes freqüents
Els candidats necessiten un compte de Google?
No. Els candidats poden pujar documents sense cap compte.
Puc crear pàgines de pujada separades per a diferents rols?
Sí. Cada rol o fase de contractació pot tenir la seva pròpia pàgina i carpeta.
Altres persones poden veure els documents dels candidats?
No. Els usuaris que pugen fitxers no poden veure altres enviaments.
Puc aturar els enviaments després de la data límit?
Sí. Podeu desactivar o fer expirar l’enllaç de pujada en qualsevol moment.
Reflexions finals
Un sistema d’enviament de documents de candidats manté el procés de contractació organitzat, segur i eficient. Substituint els fitxers adjunts de correu electrònic per un simple enllaç de pujada, els equips de RRHH estalvien temps i redueixen la fricció per als candidats.
👉 Proveu SendToDrive i configureu el vostre sistema d’enviament de documents de candidats en només uns minuts.