適用於人力資源團隊嘅候選人文件提交系統
招聘已經唔再只係收集履歷咁簡單。人力資源團隊通常需要向候選人收集多種文件，例如履歷（CV）、作品集、證書、身份證明文件同埋已簽署嘅表格。
當呢啲文件透過電郵或者共享資料夾收集時，整個流程好快就會變得混亂。檔案散落喺唔同收件箱入面，權限管理拖慢工作效率，而重要文件亦有機會被忽略。
候選人文件提交系統可以幫助人力資源團隊喺一個安全而且有條理嘅地方集中收集所有資料。
點解人力資源團隊喺收集候選人文件時會遇到困難
隨住招聘規模擴大，人手收集文件會變得越嚟越冇效率。
常見挑戰包括：
- 履歷同文件被埋沒喺電郵對話之中
- 大型檔案無法透過電郵傳送
- 需要人手下載同整理資料夾
- 候選人要求存取共享資料夾
- 缺乏清晰結構去管理唔同職位或者招聘階段
呢啲問題會導致流程延誤，亦會增加人力資源團隊唔必要嘅行政工作。
乜嘢係候選人文件提交系統？
候選人文件提交系統係一個專門嘅檔案上載頁面，候選人可以透過一條連結提交所需文件。
透過適當設定，人力資源團隊可以：
- 為每個職位或者招聘階段提供專屬上載連結
- 直接喺 Google Drive 收取文件
- 保持內部資料夾私密
- 接受多種檔案格式同大型檔案上載
- 喺截止日期之後自動停止接收提交
候選人只需要上載檔案，唔會睇到其他人嘅提交內容，亦唔會接觸到內部儲存空間。
點樣建立候選人文件提交系統
建立文件上載頁面
首先建立一個專門用嚟收集候選人文件嘅上載頁面。
你可以：
- 加入清晰標題，例如「上載你嘅求職申請文件」
- 列出所需檔案（CV、作品集、證書等）
- 選擇 Google Drive 入面嘅目標資料夾
- 設定檔案大小限制或者到期日期
發佈之後，你會獲得一條專屬上載連結。
選用功能：使用密碼保護上載頁面
如果係私人招聘流程或者內部推薦計劃，可以啟用密碼保護。
只有持有密碼嘅候選人先可以上載文件，而你嘅 Google Drive 會繼續保持完全私密。
向候選人分享上載連結
你可以將上載連結放喺：
- 招聘廣告
- 電郵邀請
- 求職頁面
- 招聘平台
候選人唔需要建立帳戶，亦唔需要申請 Google Drive 權限。佢哋只要打開連結並上載文件即可。
候選人可以輕鬆提交文件
候選人會見到一個簡潔易用嘅上載介面，可以：
- 一次過上載多份文件
- 無需壓縮就提交大型檔案
- 使用任何裝置完成提交
佢哋唔會睇到其他候選人嘅檔案或者資料夾。
文件直接儲存到 Google Drive
所有提交嘅文件都會自動儲存到你指定嘅 Google Drive 資料夾，整理有序，方便之後審核。
無需手動下載檔案，亦唔使清理收件箱。
人力資源團隊最適合喺咩情況下使用呢個系統
大規模招聘
大量收集求職申請，而唔會令收件箱爆滿。
多階段招聘流程
喺面試之後要求候選人提交額外文件。
遙距招聘
接收來自世界各地候選人嘅文件。
小型人力資源團隊
唔需要複雜嘅 ATS 軟件，都可以建立專業招聘流程。
文件提交系統 vs 電郵收集
| 電郵收集 | 文件提交系統 |
|---|---|
| 收件箱過載 | 集中式儲存 |
| 人手整理檔案 | 自動儲存 |
| 檔案大小受限制 | 支援大型文件 |
| 難以擴展 | 可重複使用嘅上載頁面 |
點解人力資源團隊選擇 SendToDrive
SendToDrive 專為簡化人力資源團隊收集文件流程而設計：
- 專供候選人上載文件嘅頁面
- 無需登入
- 直接整合 Google Drive
- 可選密碼保護
- 簡潔而專業嘅上載體驗
佢幫助人力資源團隊將更多精力放喺評估候選人，而唔係管理檔案。
常見問題
候選人需要 Google 帳戶嗎？
唔需要。候選人毋須任何帳戶都可以上載文件。
我可以為唔同職位建立獨立上載頁面嗎？
可以。每個職位或者招聘階段都可以擁有自己嘅上載頁面同資料夾。
候選人文件會唔會畀其他人睇到？
唔會。上載者無法查看其他人嘅提交內容。
我可以喺截止日期後停止接收提交嗎？
可以。你可以隨時停用上載連結或者設定到期時間。
總結
候選人文件提交系統可以令招聘流程更加有條理、更安全同更有效率。透過用簡單嘅上載連結取代電郵附件，人力資源團隊可以節省大量時間，同時減少候選人提交文件時遇到嘅阻礙。
👉 立即試用 SendToDrive，幾分鐘內就可以建立屬於你嘅候選人文件提交系統。