Systém pro odesílání dokumentů kandidátů pro HR týmy
Nábor už dávno není jen o sbírání životopisů. HR týmy často potřebují od kandidátů získat více dokumentů — CV, portfolia, certifikáty, doklady totožnosti a podepsané formuláře.
Když se tyto dokumenty shromažďují přes e-mail nebo sdílené složky, celý proces se rychle stává nepřehledným. Soubory jsou roztroušené po schránkách, oprávnění zpomalují práci a důležité dokumenty mohou být přehlédnuty.
Systém pro odesílání dokumentů kandidátů pomáhá HR týmům shromažďovat vše na jednom bezpečném a organizovaném místě.
Proč mají HR týmy problémy se shromažďováním dokumentů kandidátů
S rostoucím počtem náborů se ruční správa dokumentů stává neefektivní.
Mezi nejčastější problémy patří:
- Životopisy a dokumenty ztracené v e-mailových vláknech
- Velké soubory, které nelze odeslat e-mailem
- Ruční stahování a organizace složek
- Kandidáti žádající o přístup ke sdíleným složkám
- Chybějící jasná struktura pro různé role nebo fáze náboru
Tyto problémy způsobují zpoždění a zbytečně zvyšují administrativní zátěž HR týmů.
Co je systém pro odesílání dokumentů kandidátů?
Jde o speciální stránku pro nahrávání souborů, kde kandidáti mohou odesílat požadované dokumenty prostřednictvím jediného odkazu.
Při správném nastavení mohou HR týmy:
- Sdílet jeden odkaz pro každou pozici nebo fázi náboru
- Přijímat dokumenty přímo do Google Drive
- Zachovat interní složky jako soukromé
- Přijímat různé typy souborů i velké nahrávky
- Automaticky ukončit příjem dokumentů po termínu
Kandidáti pouze nahrávají soubory. Nikdy neuvidí ostatní odeslané dokumenty ani interní úložiště.
Jak nastavit systém pro odesílání dokumentů kandidátů
Vytvořte stránku pro nahrávání dokumentů
Začněte vytvořením stránky určené speciálně pro dokumenty kandidátů.
Můžete:
- Přidat jasný název, například „Nahrajte své dokumenty k žádosti“
- Vypsat požadované soubory (CV, portfolio, certifikáty apod.)
- Vybrat cílovou složku v Google Drive
- Nastavit limity velikosti souborů nebo datum expirace
Po publikování získáte unikátní odkaz pro nahrávání.
Volitelné: Zabezpečte stránku heslem
Pro soukromé náborové procesy nebo interní doporučení aktivujte ochranu heslem.
Dokumenty mohou nahrávat pouze kandidáti se správným heslem, zatímco váš Google Drive zůstane zcela soukromý.
Sdílejte odkaz s kandidáty
Odkaz pro nahrávání můžete přidat do:
- pracovních nabídek
- e-mailových pozvánek
- kariérních stránek
- náborových platforem
Kandidáti si nemusí vytvářet účet ani žádat o přístup k Drive. Stačí otevřít odkaz a nahrát dokumenty.
Kandidáti mohou snadno odesílat dokumenty
Kandidáti uvidí přehledné rozhraní, kde mohou:
- Nahrát více dokumentů najednou
- Odeslat velké soubory bez komprese
- Dokončit odeslání z jakéhokoli zařízení
Nemohou zobrazit soubory ani složky ostatních kandidátů.
Dokumenty se ukládají přímo do Google Drive
Všechny odeslané dokumenty se automaticky ukládají do vybrané složky Google Drive, přehledně uspořádané a připravené ke kontrole.
Není potřeba ruční stahování ani čištění e-mailové schránky.
Kdy HR týmy z tohoto systému těží nejvíce
Nábor ve velkém objemu
Sbírejte žádosti bez zahlcení schránky.
Vícefázový nábor
Vyžadujte další dokumenty po pohovorech.
Vzdálený nábor
Přijímejte dokumenty od kandidátů z celého světa.
Malé HR týmy
Nastavte profesionální workflow bez složitého ATS softwaru.
Systém pro odesílání vs sběr přes e-mail
| Sběr přes e-mail | Systém pro odesílání |
|---|---|
| Přeplněná schránka | Centralizované úložiště |
| Ruční třídění souborů | Automatické ukládání |
| Omezení velikosti | Podpora velkých souborů |
| Obtížné škálování | Znovupoužitelné stránky |
Proč HR týmy používají SendToDrive
SendToDrive je navržen tak, aby zjednodušil sběr dokumentů pro HR týmy:
- Stránky pouze pro nahrávání souborů
- Není vyžadováno přihlášení
- Přímá integrace s Google Drive
- Volitelná ochrana heslem
- Čisté a profesionální prostředí pro nahrávání
Pomáhá HR týmům soustředit se na hodnocení kandidátů místo správy souborů.
Často kladené otázky
Potřebují kandidáti účet Google?
Ne. Kandidáti mohou nahrávat dokumenty bez jakéhokoli účtu.
Mohu vytvořit samostatné stránky pro různé pozice?
Ano. Každá pozice nebo fáze náboru může mít vlastní stránku i složku.
Jsou dokumenty kandidátů viditelné pro ostatní?
Ne. Nahrávající nevidí žádné jiné odeslané dokumenty.
Mohu zastavit příjem po termínu?
Ano. Odkaz můžete kdykoli deaktivovat nebo nastavit jeho expiraci.
Závěrečné myšlenky
Systém pro odesílání dokumentů kandidátů udržuje nábor organizovaný, bezpečný a efektivní. Nahrazením e-mailových příloh jednoduchým odkazem pro nahrávání mohou HR týmy ušetřit čas a zjednodušit celý proces pro kandidáty.
👉 Vyzkoušejte SendToDrive a nastavte svůj systém pro odesílání dokumentů kandidátů během několika minut.